Que sistemas usa una compañia al implementar sistemas

Automatización de procesos ¿Cómo implementarla? 

La automatización de procesos es la integración de aplicaciones de software, personas y procesos, a través de un flujo de trabajo (workflow) definido. que busca a traves de dicho flujo evitar el tener que repitir la misma tarea una y otra vez

Al implementarla se logra eliminar errores, reducir costos y tiempos al hacer más eficientes las actividades, sustituyendo el trabajo manual con herramientas de software.

Entre otros beneficios también se obtiene un retorno de la inversión dado el ahorro que representa.

Así como una ventaja competitiva al entregar productos y servicios a menor costo, más rápido y con mayor calidad.

Es por esto que cada vez más compañías y organizaciones, sin importar el tamaño o giro, están implementando la automatización en sus procesos.

Veamos aquí los beneficios en concreto y los procesos más representativos, en los que la automatización ofrece mucho valor.

Como se implementa la automatización de procesos

Una vez identificados los grandes beneficios, así como algunos de los diferentes procesos que dan más valor al automatizarse, veamos a continuación los pasos para llevarlo a cabo.

La automatización de procesos se realiza a través de un ciclo con cinco diferentes pasos o etapas, veamos a continuación cada uno de ellos.

Paso 1. Define la información clave y actividades

Primero hay que identificar y definir toda la información necesaria e importante del proceso a automatizar.

Antes de automatizar cualquier proceso es necesario que esté completamente definido y documentado.

Si la definición documentada no esta apegada a la realidad en cómo opera el proceso, el control a llevar a cabo por la automatización será incorrecto.

En resumen los puntos importantes a definir para un proceso son:

1. Nombre del proceso
2. Objetivo
3. Justificación
4. Alcance
5. Participantes
6. Evento de inicio y fin
7. Pre-condiciones y Post-condiciones
8. Diagrama del proceso
9. Descripción o narrativa
10. Reglas de negocio
11. Glosario de términos

Paso 2. Modela el proceso

Teniendo el diagrama del proceso e información de entrada y salida para las actividades del paso uno, lo siguiente es modelarlo en una herramienta para automatizar el proceso.

Estas herramientas o plataformas son conocidas como BPMS por sus siglas en inglés de Business Process Management Systems o Sistemas de gestión de procesos de negocio.

Existen muchas alternativas en el mercado, tan robustas y costosas como deseemos.

Sin embargo la recomendación es optar con una que nos permita automatizar nuestro primer proceso de forma rápida y viable en inversión.

1. especialmente para pequeñas y medianas empresas
2. No requiere de conocimiento técnico para su implementación
3. Es personalizable a las necesidad de cada organización
4. Trabaja completamente en la nube
5. La información es almacenada de forma segura
6. Permite búsquedas y recuperación ágil de la información
7. Facilita la integración con otros sistemas
8. Utiliza la notación estándar BPMN para el modelado de procesos

Paso 3. Ejecuta el proceso

Una vez el modelado e implementado el proceso en la plataforma BPMS lo siguiente es ejecutarlo.

La ejecución comienza con la capacitación a usuarios en el uso de la plataforma y llevar a cabo una prueba o simulación de la ejecución real del proceso.

Una vez hecho un ejercicio al menos de la simulación del proceso y resolver dudas o hacer ajustes al mismo, hay que establecer un punto de inicio para que comience ya el control a través de la automatización de procesos.

El punto de inicio puede ser una fecha en especifico a partir de la cual se ejecutará el proceso a través de la plataforma.

También puede ser dependiendo del proceso, un número pedido, solicitud, orden de compra, vacante, orden de entrega, etc.

Cuando comenzamos la ejecución es normal que sigan surgiendo dudas de los participantes, en cuanto a la ejecución de actividades.

Así como también que haya resistencia al cambio.

La solución a esto es dar soporte a los participantes para resolver cualquier duda o problema al que se enfrenten.

Paso 4. Monitorear y medir

El monitoreo consiste en identificar como se comportan los indicadores clave de desempeño del proceso (KPIs), los acuerdos de nivel de servicio (SLAs) o cualquier otra métrica de desempeño.

A través de las plataformas BPMS será muy sencillo obtener las métricas e irlas monitoreando.

En un principio es recomendable seguir métricas básicas para medir el desempeño de nuestro proceso.

Ejemplos de estas son:

1. Duración de principio a fin del proceso
2. Tiempo promedio de la duración de las actividades
3. Duración de etapas o hitos del proceso
4. Número de veces que sigue las rutas del proceso (ideal, alternas o excepcionales)
5. Problemas frecuentes en la ejecución del proceso

Paso 5. Revisa el proceso e identifica áreas de oportunidad

Con base en las métricas, así como en los problemas identificados terminaremos el ciclo con los ajustes u optimizaciones al proceso.

Algunos criterios que podemos utilizar para identificar aspectos a mejorar de nuestro proceso son:

1. Tareas que no aportan valor al resultado
2. Tareas que pueden hacerse como parte de un paso más del proceso
3. Cuellos de botella
4. Actividades de alto riesgo
5. Tareas que aportan mucho al resultado por lo que conviene tener mayor control o monitoreo